Munkavédelmi szabályozás és megelőzés cégeknek
Munkavédelmi szabályzat készítése és belső munkavédelmi rendszer cégeknek
Munkavédelmi szabályzatok és belső eljárások készítése, felülvizsgálata és egységesítése cégeknek. A cél egy olyan követhető rendszer, amelyben világosak a felelősségek, a szükséges intézkedések, a határidők és a felülvizsgálati feladatok.
A munkavédelem nem egyetlen szabályzatból áll. A kockázatértékelés, az oktatás, az egyéni védőeszközök, a munkaeszközök, a munkabalesetek, a megelőzési stratégia és a munkáltatói intézkedések egymással összefüggő rendszert alkotnak. Ezt érdemes úgy felépíteni, hogy a dokumentáció a napi működésben is használható legyen.
A munkavédelmi törvény a munkáltatói kötelezettségeket nem egyetlen, kötelezően „Munkavédelmi Szabályzat” című dokumentumban rendezi. A szükséges belső szabályozások köre a tevékenységtől, a veszélyektől és a szervezet működésétől függ.
Kötelező-e munkavédelmi szabályzatot készíteni?
Általános szabályként nem az a jogszabályi követelmény, hogy minden munkáltatónál legyen egyetlen, „Munkavédelmi Szabályzat” című dokumentum. A munkáltatónak viszont biztosítania kell az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkavégzés feltételeit, és számos munkavédelmi feladatot dokumentált, ellenőrizhető módon kell megszerveznie.
Nem a dokumentum címe a lényeg
A szükséges szabályokat lehet több külön dokumentumban, munkáltatói utasításban, eljárásban és nyilvántartásban kezelni, vagy egy átfogóbb munkavédelmi szabályozási rendszerbe rendezni.
- kockázatértékelés;
- EVE-juttatási rend;
- munkavédelmi oktatási rend;
- munkaeszközökhöz kapcsolódó eljárások;
- munkabalesetek kezelése;
- mentési és veszélyhelyzeti feladatok;
- ellenőrzések és intézkedések;
- felelősségi és dokumentációs rend.
Mikor lehet hasznos egy egységes szabályzat?
Akkor, ha a különálló munkavédelmi előírások már nehezen áttekinthetők, vagy a vezetők és munkavállalók számára nem egyértelmű, hogy melyik kérdésben melyik dokumentum az irányadó.
Ilyenkor egy jól felépített munkavédelmi szabályzat vagy szabályozási kézikönyv keretet adhat a külön dokumentumoknak, felelősségeknek és folyamatoknak.
A cél nem még egy dokumentum a mappában. A jó rendszerből egyértelműen kiderül, hogy milyen munkavédelmi feladatot kell elvégezni, ki felel érte, mikor kell végrehajtani, hol található a kapcsolódó dokumentum, és hogyan ellenőrizhető a teljesítés.
Mit érdemes egységes munkavédelmi rendszerben szabályozni?
A pontos dokumentációs kör mindig a tevékenységhez, a veszélyekhez, a létszámhoz, a munkakörökhöz és a használt technológiához igazodik. Nem minden elem szükséges minden munkáltatónál azonos mélységben.
Munkavédelmi felelősségek
Vezetői, munkavédelmi és munkavállalói feladatok, jóváhagyási és ellenőrzési felelősségek egyértelmű meghatározása.
Kockázatértékelések
A munkaköri, technológiai vagy más releváns kockázatértékelések elkészítésének, felülvizsgálatának és a belőlük következő intézkedések kezelésének rendje.
Egyéni védőeszközök
Az egyéni védőeszközök meghatározása, juttatása, átadása, használata, cseréje és dokumentálása.
Munkavédelmi oktatás
Az oktatás szükségessége, időpontjai, felelősei, tematikája, dokumentálása és a szükséges rendkívüli oktatások kezelése.
Munkaeszközök és technológiák
Az üzembe helyezésekhez, ellenőrzésekhez, felülvizsgálatokhoz, karbantartásokhoz és biztonságos használathoz kapcsolódó munkáltatói folyamatok.
Veszélyes anyagok és kémiai kockázatok
A veszélyes anyagok nyilvántartásához, kezeléséhez, tárolásához, felhasználásához és a kapcsolódó kockázatértékelésekhez illeszkedő munkáltatói rend.
Munkabalesetek és near miss események
A bejelentés, kivizsgálás, dokumentálás, intézkedések és a tapasztalatok visszavezetésének rendje.
Mentési és veszélyhelyzeti feladatok
Az adott tevékenységhez szükséges munkavédelmi mentési feladatok, szerepkörök és kapcsolódó munkáltatói intézkedések.
Foglalkozás-egészségügyi kapcsolódások
A munkáltató, a munkavédelmi szakember és a foglalkozás-egészségügyi szolgáltató együttműködéséhez szükséges folyamatok és információáramlás rendezése. Az orvosszakmai feladatokat az arra jogosult szakember látja el.
Munkavédelmi ellenőrzések
Bejárások, időszakos ellenőrzések, feltárt hiányosságok, intézkedések és visszaellenőrzések követhető rendszerének kialakítása.
Dokumentumok felülvizsgálata
A hatályos dokumentumok, felülvizsgálati időpontok, verziók, jóváhagyások és kapcsolódó nyilvántartások áttekinthető kezelése.
Egységes és átfogó megelőzési stratégia
A munkavédelmi törvény kifejezetten előírja az egységes és átfogó megelőzési stratégia kialakítását. Ez nem egyszerű iratmintát jelent, hanem a munkáltató megelőzési rendszerének tudatos kialakítását.
Mire terjed ki a stratégia?
Az Mvt. 54. § (1) g) pontja szerint a stratégiának ki kell terjednie többek között:
- a munkafolyamatokra;
- az alkalmazott technológiára;
- a munkaszervezésre;
- a munkafeltételekre;
- a szociális kapcsolatokra;
- a munkakörnyezeti tényezők hatására.
A stratégia célja, hogy a megelőzés ne elszigetelt dokumentumokból és alkalmi intézkedésekből álljon.
Szakmai közreműködés és képesítési keretek
A megelőzési stratégia munkabiztonsági és munkaegészségügyi tartalmának kialakítása külön szaktevékenység.
A munkabiztonsági feladatok ellátása a jogszabály szerinti képesítési keretek között történik. Ha a konkrét feladat magasabb képesítési szintet vagy külön munkaegészségügyi közreműködést igényel, annak megfelelő szakember bevonása szükséges.
Képesítési feltételek: a konkrét megbízásnál mindig a tevékenység, a veszélyességi osztály, a létszám és a feladat tényleges tartalma alapján kell meghatározni, milyen munkabiztonsági és munkaegészségügyi szakmai közreműködés szükséges.
Intézkedések követése és visszaellenőrzése
A munkavédelmi dokumentáció egyik gyakori problémája, hogy a hiányosságot már azonosították, de később nem látható egyértelműen, mi történt vele. Egy jól felépített intézkedéskövetési rendszer ezt a rést zárja le.
A megállapítás önmagában még nem intézkedés. A rendszer akkor működik, ha látható, mit kell javítani, ki felel érte, mikorra kell elkészülnie, hogyan igazolható a teljesítés, és megtörtént-e a lezárás visszaellenőrzése.
Forrás
Rögzíthető, hogy az intézkedés kockázatértékelésből, bejárásból, munkabalesetből, auditból vagy más megállapításból származik.
Intézkedés
Pontosan meg kell határozni, hogy milyen műszaki, szervezési, oktatási vagy dokumentációs feladat szükséges.
Prioritás
A sürgősség és a kockázat alapján elkülöníthetők az azonnali, rövid távú és fejlesztési jellegű feladatok.
Felelős és határidő
Minden végrehajtandó feladathoz konkrét felelőst és reális teljesítési határidőt érdemes rendelni.
Igazolás
A végrehajtás bizonyítható például fotóval, dokumentummal, munkalappal, számlával, oktatási jegyzőkönyvvel vagy más megfelelő bizonyítékkal.
Visszaellenőrzés
A feladat csak akkor tekinthető ténylegesen lezártnak, ha a végrehajtás és szükség esetén annak eredményessége ellenőrizhető.
Jogszabályi kapcsolat: a kockázatértékelés dokumentációjában meg kell határozni a szükséges megelőző intézkedéseket, azok határidejét és felelőseit. Az intézkedési nyilvántartás nem külön, ezen a néven előírt kötelező dokumentum, hanem ennek és más munkavédelmi intézkedéseknek a gyakorlati nyomon követésére használható rendszer.
Mikor érdemes rendbe tenni a munkavédelmi rendszert?
Nem csak hatósági ellenőrzés előtt. Az egységesítés akkor ad valódi értéket, amikor a munkáltató már nehezen látja át a dokumentumok, intézkedések és felelősök teljes rendszerét.
Több telephely vagy műszak
Ha eltérő helyszíneken, műszakokban vagy vezetői struktúrában kell ugyanazokat a munkavédelmi szabályokat következetesen alkalmazni.
Sok külön dokumentum
Ha a kockázatértékelések, oktatások, EVE-rendek, munkautasítások és nyilvántartások között már nehéz eligazodni.
Lejárt intézkedések
Ha vannak régi megállapítások és feladatok, de nem egyértelmű, hogy ki felel értük, elkészültek-e, vagy mivel igazolható a lezárás.
Ismétlődő hiányosságok
Ha ugyanaz a probléma több bejáráson, munkabalesetnél vagy belső ellenőrzésnél újra megjelenik.
Szervezeti vagy technológiai változás
Új munkakörök, gépek, technológiák, anyagok, telephelyek vagy szervezeti változások esetén a meglévő szabályozás könnyen elavulhat.
Audit vagy partneri elvárás
Ha egy partner, vállalatcsoport, audit vagy vezetői ellenőrzés követhetőbb munkavédelmi folyamatokat és bizonyítható intézkedéseket vár el.
Munkavédelmi szabályzat és belső eljárások díjazása
Az ár a szabályozandó folyamatok számától, a meglévő dokumentáció állapotától, a szervezet méretétől, a telephelyek és munkakörök számától, valamint a szükséges szakmai egyeztetés mértékétől függ.
Munkavédelmi szabályzat vagy belső eljárás készítése
Új belső szabályozás, eljárás, felelősségi rend vagy kapcsolódó dokumentumstruktúra kialakítása a tényleges működéshez igazítva.
Meglévő dokumentáció szakmai felülvizsgálata
Meglévő szabályzatok, eljárások, felelősségek, hiányok, ellentmondások és aktualizálási igények célzott áttekintése.
Intézkedéskövetési rendszer kialakítása
Megállapítások, felelősök, határidők, státuszok, igazolások és visszaellenőrzések követhető nyilvántartási rendjének kialakítása.
A várható ráfordítás a meglévő dokumentumlista és a feladat rövid áttekintése után előzetesen becsülhető. Egy néhány dokumentumból álló egyszerű rendszer és egy több telephelyes, sok munkakört érintő szabályozás munkamennyisége jelentősen eltérhet.
Mi szükséges az első áttekintéshez?
Nem kell első körben minden munkavédelmi iratot elküldeni. A rendszer mérete néhány alapadatból és egy dokumentumlistából általában jól felmérhető.
A szervezet alapadatai
- tevékenység rövid leírása;
- munkavállalói létszám;
- telephelyek száma és jellege;
- főbb munkakörök;
- műszakrend, ha releváns;
- főbb technológiák és munkaeszközök;
- veszélyes anyagok alkalmazása, ha releváns.
Meglévő dokumentáció
- munkavédelmi szabályzat vagy belső utasítások;
- kockázatértékelések;
- EVE-juttatási rend;
- oktatási dokumentáció;
- munkaeszközökhöz kapcsolódó iratok;
- ellenőrzési és intézkedési nyilvántartások;
- korábbi audit- vagy hatósági megállapítások.
Hogyan zajlik a munkavédelmi rendszer rendezése?
Először azt kell megállapítani, mi van már meg, mi használható, mi hiányzik, és hol vannak tényleges működési vagy dokumentációs rések.
Kiinduló állapot
A tevékenység, szervezet, telephelyek és meglévő dokumentáció rövid feltérképezése.
Dokumentációs audit
Az aktuális, hiányzó, elavult vagy egymással nem összehangolt dokumentumok azonosítása.
Prioritások
A jogszabályi, kockázati és működési jelentőség alapján meghatározható, mi igényel azonnali és mi későbbi rendezést.
Szabályozás
Elkészülnek vagy módosulnak a szükséges munkabiztonsági dokumentumok és belső eljárások.
Intézkedések
A feltárt teendők felelőssel, határidővel és követhető státusszal kerülnek nyilvántartásba.
Fenntartás
Meghatározható a dokumentumok, intézkedések és munkavédelmi folyamatok rendszeres felülvizsgálatának rendje.
Jogszabályi háttér
A munkavédelmi rendszer nem egyetlen jogszabály vagy egyetlen dokumentum köré épül. A munkáltató feladata az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkavégzés követelményeinek tényleges megvalósítása.
1993. évi XCIII. törvény a munkavédelemről
- meghatározza a munkáltató alapvető munkavédelmi kötelezettségeit;
- előírja a kockázatok értékelését;
- meghatározza a megelőzés általános elveit;
- előírja az egységes és átfogó megelőzési stratégia kialakítását;
- szabályozza több munkabiztonsági és munkaegészségügyi szaktevékenység kereteit;
- meghatározza a munkáltató ellenőrzési, oktatási és munkabaleseti feladatainak alapvető követelményeit.
Kockázatértékelés és intézkedések
A kockázatértékelés dokumentációjában többek között rögzíteni kell a szükséges megelőző intézkedéseket, azok határidejét és a felelős személyeket.
Ezért a munkavédelmi rendszernek nem szabad megállnia a veszélyek azonosításánál. A feltárt hiányosságokból végrehajtható és követhető intézkedéseket kell képezni.
Megelőzési stratégia: az Mvt. 54. § (1) g) pontja szerint az egységes és átfogó megelőzési stratégiának ki kell terjednie a munkafolyamatra, a technológiára, a munkaszervezésre, a munkafeltételekre, a szociális kapcsolatokra és a munkakörnyezeti tényezők hatására.
Jogosultsági korlát: legalább 50 főt foglalkoztató munkáltatónál az I. vagy II. veszélyességi osztályba sorolt tevékenység megelőzési stratégiájának munkabiztonsági tartalma felsőfokú munkavédelmi szakképzettséggel látható el.
Kapcsolódó munkavédelmi szolgáltatások
Az egységes munkavédelmi rendszer egyes elemei külön szolgáltatásként is elkészíthetők vagy felülvizsgálhatók.
Gyakori kérdések a munkavédelmi szabályozásról
Rövid válaszok a munkavédelmi szabályzat, megelőzési stratégia, dokumentáció és intézkedéskövetés gyakori kérdéseire.
Mennyibe kerül a munkavédelmi szabályzat vagy belső eljárás készítése?
Új munkavédelmi szabályzat vagy belső eljárás készítésének induló díja 40 000 Ft-tól. Külön szakmai felülvizsgálat vagy konzultáció esetén a munkadíj 18 000 Ft/óra. A pontos díj a feladat terjedelmétől és a meglévő dokumentáció állapotától függ.
Minden cégnek kötelező munkavédelmi szabályzatot készíteni?
Nincs olyan általános követelmény, amely minden munkáltatónál egyetlen, „Munkavédelmi Szabályzat” című dokumentum meglétét írná elő. A munkáltatónak ugyanakkor teljesítenie kell a rá vonatkozó munkavédelmi követelményeket, és több területen dokumentált belső szabályozásra lehet szüksége.
Akkor érdemes mégis munkavédelmi szabályzatot készíteni?
Igen, ha a szervezet munkavédelmi folyamatai már több külön dokumentumban jelennek meg, sok a munkakör, telephely vagy vezetői szereplő, illetve szükség van a felelősségek és eljárások egységesítésére.
Mi az egységes és átfogó megelőzési stratégia?
A munkáltató megelőzési rendszerének olyan átfogó megközelítése, amely a munkafolyamatokat, technológiát, munkaszervezést, munkafeltételeket, szociális kapcsolatokat és munkakörnyezeti tényezőket egy rendszerben kezeli.
Ki készítheti el a megelőzési stratégiát?
A stratégia munkabiztonsági és munkaegészségügyi tartalmának kialakítása szaktevékenység. A szükséges képesítési szint a munkáltató veszélyességi osztályától, létszámától és a konkrét feladattól is függ. Legalább 50 főt foglalkoztató, I. vagy II. veszélyességi osztályba sorolt tevékenységnél a munkabiztonsági tartalom felsőfokú munkavédelmi szakképzettséghez kötött.
Kötelező külön intézkedési nyilvántartást vezetni?
„Intézkedési nyilvántartás” néven nincs általános, minden munkáltatóra vonatkozó külön dokumentumkötelezettség. A kockázatértékelésben viszont a szükséges megelőző intézkedéseket, határidőt és felelősöket dokumentálni kell. Egy közös intézkedési nyilvántartás ezek és más munkavédelmi feladatok követését jelentősen megkönnyítheti.
Mit lehet egy intézkedési nyilvántartásban követni?
Például kockázatértékelésből, munkavédelmi bejárásból, munkabalesetből, near miss eseményből, auditból vagy vezetői ellenőrzésből származó feladatokat. A rekord tartalmazhat felelőst, határidőt, prioritást, státuszt, lezárási bizonyítékot és visszaellenőrzést.
Érdemes a régi munkavédelmi szabályzatot felülvizsgálni?
Igen, különösen akkor, ha azóta változott a tevékenység, technológia, munkaköri struktúra, telephely, használt munkaeszköz vagy a kapcsolódó munkavédelmi dokumentáció.
Lehet a munkavédelmi rendszert több külön dokumentumban kezelni?
Igen. Nem szükséges minden munkavédelmi előírást egyetlen dokumentumba zsúfolni. Sok esetben átláthatóbb egy központi szabályozási keret és több külön, jól hivatkozott szakmai dokumentum alkalmazása.
ISO 45001 rendszer kialakítása is kérhető?
A szolgáltatás célja nem tanúsítható ISO 45001 irányítási rendszer kiépítése. A munkavédelmi dokumentáció, felelősségek, intézkedések és ellenőrzések rendezése ugyanakkor jó alapot adhat egy későbbi irányítási rendszer fejlesztéséhez.
Nem még egy szabályzat kell, hanem átlátható munkavédelmi rendszer?
Írja meg röviden a tevékenységet, a létszámot, a telephelyek számát és azt, hogy milyen munkavédelmi dokumentumok állnak jelenleg rendelkezésre. Ezekből gyorsan felmérhető, hogy szabályzatkészítésre, dokumentációs felülvizsgálatra, intézkedéskövetésre vagy átfogóbb rendszerezésre van szükség.
